نرم افزار‌ های مدیریتی | ویژگی‌ها و مزایای راهکارهای کنترل جامع بر پروژه‌ها

نرم افزار‌ های مدیریتی؛ ابزاری برای افزایش قابلیت دید مدیران
برای کسب‌وکارهای کوچک که به تازگی شروع به کار کرده‌اند، مدیریت مشتریان و فرآیندهای تجاری می‌تواند نسبتا ساده باشد. برای رفع نیازهای خاص، برنامه‌ها و ابزارهای انفرادی وجود دارند و به طور کلی پیگیری امور دشوار نیست. اما همزمان با رشد شرکت، مسائل می‌توانند به سرعت پیچیده شوند. از این رو، بارهای کاری مدیران به صورت تصاعدی افزایش پیدا می‌کند و همین مساله می‌تواند منجر به ناکارآمدی، عدم دقت و فرسودگی شغلی شود. در اینجا است که نرم افزارهای مدیریت می‌توانند نقش خود را به خوبی بازی کنند. در این مطلب قصد داریم به بررسی نرم افزار های مدیریتی بپردازیم.
 

انواع نرم افزار‌های مدیریتی
نرم افزار‌های مدیریتی ابزاری هستند که برای ساده‌سازی و خودکارسازی فرآیندهای مدیریتی و به منظور کاهش پیچیدگی پروژه‌ها و وظایف بزرگ و همچنین تشویق یا تسهیل همکاری تیمی، همکاری و گزارش مناسب پروژه طراحی می‌شوند. انواع خاصی از نرم افزارها که در این دسته قرار می‌گیرند عبارتند از:

• نرم افزارهای مدیریت مالی
• نرم افزارهای مدیریت پروژه
• نرم افزار‌های مدیریت منابع انسانی
• نرم افزارهای مدیریت شبکه
• نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری
• نرم افزار مدیریت موجودی

ویژگی‌های نرم افزار‌های مدیریتی
جای تعجب نیست که فروشندگان نرم افزار مدیریت مجموعه‌ای خیره‌کننده از ویژگی‌ها، یکپارچه‌سازی‌ها و برنامه‌های پشتیبانی را برای برآورده کردن نیازهای مشاغل در هر اندازه ایجاد کرده‌اند. با این حال، نرم افزارهای مدیریتی در هسته خود، چهار ویژگی کلیدی دارند که عبارتند از:
•    تعریف محدوده: قبل از انجام هر ابتکار جدید، نتیجه باید به وضوح تعریف شود. نرم افزار مدیریت نیازمندی‌های پروژه، مهلت‌های زمانی مشتری، بودجه، منابع و سایر عناصر مورد نیاز تیم برای اقدام را جمع آوری می‌کند
•    امکان برنامه‌ریزی: راهکارهای نرم‌افزار مدیریتی بر یک سیستم زمان‌بندی قوی و مبتنی بر تقویم تکیه دارند تا اطمینان حاصل کنند که از منابع مناسب در زمان مناسب استفاده می‌شود. بدین ترتیب زمان‌بندی متمرکز تیم‌های داخلی و از راه دور را در یک راستا نگه داشته می‌شوند و بخش‌های پروژه با سرعت انجام خواهند شد
•    تخصیص منابع: نرم افزار مدیریتی، با ارائه دید پیرامون بارهای کاری فعلی و پیش‌بینی‌شده، پیشبرد پروژه‌ها را ساده می‌کند. همچنین شکاف‌های موجود در نیروی انسانی قبل از اینکه جریان کار را مختل کنند شناسایی و پر می‌شوند تا کل تیم به سمت هدف مشترک خود حرکت کند
•    امکان همکاری: برای دستیابی به موفقیت، پیش کشیدن زمینه گفتگوهای متعدد یک ابتکار بسیار مهم است. نرم افزار های مدیریتی بر یکپارچگی با پلتفرم‌های ایمیل، چت، ابزار کنفرانس ویدیویی، ابزارهای بررسی و تایید، اشتراک‌گذاری فایل و ذخیره اسناد تکیه دارند تا اعضای تیم را با یکدیگر و با اطلاعاتی که برای ادامه کار نیاز دارند، در ارتباط نگه دارند
 
مزایای نرم افزار‌ های مدیریتی
مزایای نرم‌افزار مدیریت که برای ساده‌سازی انجام کارها طراحی شده‌اند، به همان اندازه که در یک محیط سازمانی تاثیر می‌گذارند، بر حوزه‌های متعدد کسب‌وکارهای کوچک و متوسط نیز اثرگذار هستند. اما بدون توجه به اندازه شرکت، پنج مزیت کلیدی بیش از دیگران خود را نشان می‌دهند که در ادامه مطلب به شرح آنها می‌پردازیم.

یکپارچه‌سازی چندین سیستم
نرم‌افزار های مدیریتی معمولا با حذف سیستم‌ها یا بسته‌های نرم‌افزاری همپوشانی، از دور کردن مدیریت پروژه از صفحات گسترده گرفته تا هماهنگ کردن منابع، نیازمندی‌ها و همینطور پارامترهای پروژه، به بازگشت سرمایه شتاب می‌بخشند. در جایی که برنامه‌ریزی، همکاری، تخصیص منابع، ارتباطات و تایید کار برای دسترسی اعضای تیم به پلتفرم‌های متعدد مورد استفاده قرار می‌گیرد، یک راهکار نرم افزار مدیریتی جامع، می‌تواند تا حد زیادی مشکلات مربوط به اشتراک‌گذاری و اقدام از روی اطلاعات را از بین ببرد.

افزایش قابلیت دید در سراسر شرکت 
نرم افزار های مدیریتی دسترسی افراد مناسب به اطلاعات مناسب را در زمان مناسب فراهم می‌کنند. زمان و تلاش صرفه‌جویی‌شده حاصل از ردیابی اسناد، تایید برنامه‌ها و هماهنگی‌ها، می‌تواند صرف انجام کارهای مهم‌تر و درآمدزا برای شرکت بشود.

روشن شدن تاریخ‌ها، محصولات تحویلی و مسئولیت‌ها
یکی دیگر از مزایای نرم افزار های مدیریتی، روشن شدن تاریخ‌ها، محصولات تحویلی و مسئولیت‌ها است. در واقع با استفاده از یک سیستم واحد و یکپارچه و یک ساختار برای ردیابی و پاسخگویی، همه اعضای تیم درک یکسانی از انتظارات در طول پروژه خواهند داشت.
 
تسهیل گزارش‌دهی واضح‌تر و سریع‌تر
از آنجایی که نرم‌افزار مدیریتی، داده‌ها را در زمان واقعی جمع‌آوری و گزارش می‌کند، رهبری شرکت و پروژه می‌تواند به شرایط متغیر درست در زمان وقوع رویدادها پاسخ دهد. جلسات بی‌پایان پس از رخدادها مبنی بر این که «چه اتفاقی افتاد و اصلا چرا چنین اتفاقی افتاد؟» با چک‌لیست‌های سریع‌تر و کاربردی‌تر جایگزین می‌شوند. این چک‌لیست‌ها می‌پرسند: «اکنون چه اتفاقی می‌تواند رخ دهد و چه مواردی را می‌توانیم تنظیم کنیم تا شاهد تاثیر مثبتی بر نتیجه باشیم؟»

کاهش خطر شکست؛ از مهم‌ترین مزایای نرم افزار های مدیریتی
طبق یک نظرسنجی جهانی که در سال 2019 انجام شد، تنها 19 درصد از سازمان‌ها «حداقل در بیشتر مواقع» پروژه‌های موفقی داشته‌اند. با این که نرم افزار های مدیریتی نمی‌توانند احتمال شکست پروژه را از بین ببرند، اما بهره‌گیری از یک نرم افزار مناسب می‌تواند مرکز ثقلی ایجاد کند که عناصر پروژه بتوانند به طور سازنده حول آن وظایف خود را پیش ببرند.
 
نرم افزار های مدیریتی باعث صرفه‌جویی در وقت و هزینه‌ها می‌شوند
همانطور که اشاره شد، نرم افزار مدیریتی یک عبارت کلی برای توصیف دسته‌ای از نرم افزارهای کامپیوتری است که برای کمک به ساده‌سازی پیچیدگی پروژه‌ها و وظایف بزرگ و همچنین تسهیل همکاری تیمی و گزارش پروژه طراحی شده‌اند. بیشتر راهکارهای موجود در زمینه نرم افزار مدیریت می‌توانند منابع و کارکنان، هماهنگی برنامه‌ریزی، تخصیص وظایف، بودجه‌بندی، تحلیل زمان و ریسک و موارد دیگر را مدیریت کنند. 
میزیتو، بهترین نرم‌افزار مدیریت پروژه ایرانی به شکل آنلاین است. ما در میزیتو با فراهم کردن برترین ابزار دورکاری و مدیریت کسب‌وکار با رویکرد شبکه‌اجتماعی، مدیریت تیم و پروژه‌ها را برای شما آسان می‌کنیم. برای کسب اطلاعات بیشتر لطفا با کارشناسان ما در میزیتو تماس بگیرید.

سوالات متداول
نرم افزارهای مدیریتی چه مواردی هستند؟
نرم افزار مدیریتی طیف گسترده‌ای از برنامه‌ها را شامل می‌شود که به کسب‌وکارها کمک می‌کنند تا عملیات خود را بهینه کنند، بهره‌وری را افزایش دهند و تصمیمات مبتنی بر داده بگیرند.
نرم افزارهای مدیریتی چگونه کار می‌کنند؟
نرم افزار مدیریتی ویژگی‌های متناسب با وظایف مدیریتی خاص را ارائه می‌دهد. به عنوان مثال، چنین نرم افزاری می‌تواند مدیریت پروژه، برنامه‌ریزی پروژه، تخصیص وظایف و ردیابی پیشرفت را تسهیل کند.
چرا لازم است از نرم افزار‌های مدیریت استفاده کنیم؟
نرم افزار مدیریتی فرآیندها را ساده می‌کند، ارتباطات را بهبود می‌بخشد و اطلاعات را متمرکز می‌کند. بدین ترتیب کسب‌وکارها خواهند توانست به طور کارآمد عمل کنند و به اهداف خود دست یابند.